فعالسازی تلفن گویا یا دیزا سانترال TDA و TDE باید طبق مراحل خاصی از طریق نرم افزار انجام شود که در این مطلب به صورت کامل به آن خواهیم پرداخت تا در صورت بروز هر گونه مشکل بتوانید به راحتی تنظیمات این قسمت را روی سانترال محیط کاری خود انجام دهید.
دیزا یا تلفن گویا یکی از مهم ترین قسمت های سانترال پاناسونیک در محیط های کسب و کار است که علاوه بر کاهش زمان و اتلاف هزینه و انرژی می تواند به مدیریت بهتر تماس ها نیز کمک نماید.
*خدمات ویژه فون سیستم: برنامه ریزی تلفن گویا به همراه صدای پیغام خوش آمد گویی با کیفیت بالا (کاملاً رایگان)*
آنچه در این مطلب می خوانید
فعالسازی تلفن گویا یا دیزا سانترال TDA و TDE
برای اجرای تنظیمات دیزا مطابق با برنامه ی سازمان و پلن هایی که داریم باید به قسمت 3-5 نرم افزار برنامه ریزی سانترال TDA و TDE برویم.
برای راه اندازی دیزا باید ابتدا در تنظیمات تعیین مسیر خطوط شهری در قسمت 2-10 نرم افزار، خطوط شهری که قرار است در تایم های مختلف پیغام دیز برای آن ها پخش شود را مشخص کنیم.
مقاله آموزشی را بخوانید: تعیین مسیر تماس ها در سانترال TDA
بعد از تعیین مسیر به سمت دیزا در خطوط شهری مختلف باید شماره ی دیزا انتخاب شده را در 2-3-5 وارد نموده و تنظیمات مربوط به آن را انجام داد.
شماره های دیزا در تنظیمات پیش فرض دستگاه سانترال پاناسونیک از 501 تا 564 را شامل می شود.
البته همانطور که در پکیج آموزشی سانترال TDA و TDE نیز اشاره شد، می توانیم این شماره ها را با توجه به نیاز سازمان تغییر دهیم.
اگر شماره ی دیزا را تغییر داده باشید باید از شماره ی داخلی برای دیزا استفاده نمایید که در دیگر بخش های دستگاه سانترال استفاده نشده باشد.
برای مشاهده ی لیست تمامی داخلی های دستگاه می توانید در سربرگ Tool روی گزینه ی Extension List View کلیک نمایید.
البته این نکته را در نظر داشته باشید که حتی اگر شماره های دیزا را از لیست پاک کرده باشید و البته از این شماره ها در قسمت های دیگر استفاده نشده باشد، می توانید همان شماره ها یعنی از 501 تا 564 را نیز دوباره برای دیزا در نظر بگیرید.
به عنوان مثال اگر از شماره ی دیزا 501 برای تعیین مسیر خطوط شهری استفاده شود باید در قسمت 2-3-5 که در تصویر زیر نمایش داده شده است، تنظیمات مربوط به دیزا را انجام دهیم.
در این تصویر علاوه بر ستونی برای نام دیزا و شماره ی دیزا، ستون هایی برای مشخص نمودن عملکرد هر شماره روی صفحه کلید از 1 تا 9 نیز وجود دارد تا بتوانیم تمامی تنظیمات مربوط به دیزا را انجام دهیم.
بر طبق سناریو و برنامه ای که قرار است روی دستگاه سانترال انجام شود باید برای هر عدد در این قسمت یک مسیر مشخص شود تا مشتری با فشار دادن آن عدد در هنگام پخش شدن پیغام دیزا، به هدف خود از تماس یا قسمتی که می خواهد با آن ارتباط برقرار نماید، تماس بگیرد.
به طور مثال اگر پیغام دیزا 501 برای خط شهری 1 در طول روز تعیین شده باشد، زمانی که مشتری با این خط تماس می گیرد، ابتدا پیغام دیزا 501 پخش می شود که در آن برای هر عدد مسیر مشخصی در نظر گرفته شده است تا مشتری به محض فشار دادن آن عدد، به قسمت مورد نظر وصل شود.
برای هر کدام از این اعداد می توان گروهی از داخلی ها یا یک داخلی را به صورت مستقیم در نظر گرفت تا پاسخگوی تماس های وارد شده باشد.
بعد از این اعداد و در تنظیمات فعالسازی تلفن گویا یا دیزا سانترال TDA و TDE یک ستون بسیار مهم مانند تصویر در همین قسمت نرم افزار قرار داده شده است.
در این ستون می توانیم یک شماره ی پیغام ضبط شده را وارد نماییم تا در صورت مشغول بودن یا فعال بودن DND داخلی که مشتری با آن تماس گرفته است، این پیغام برای مشتری پخش شود.
به طور مثال فرض کنید در پیغام شماره ی 10 که با نام دیزای 510 ذخیره شده است، ما پیغامی با مضمون ” داخلی مورد نظر مشغول است، لطفاً بعداً تماس بگیرید” را در نظر گرفته ایم.
اگر شماره ی این پیغام یعنی عدد 10 را در این ستون وارد نماییم، زمانی که مشتری پس از شنیدن پیغام دیزا با داخلی مورد نظر خود تماس گرفته و آن داخلی مشغول بوده یا قابلیت DND آن فعال شده باشد، این پیغام برای مشتری پخش می شود.
مقاله آموزشی را بخوانید: برنامه ریزی دیزا سانترال TDA / سناریو چند مرحله ای
بررسی نحوه ی ضبط پیغام
در اینجا قصد داریم نحوه ی ضبط پیغام بر روی شماره های تلفن گویا را مورد بررسی قرار دهیم.
ما برای ضبط پیغام 64 شماره یا خانه ی مختلف را در اختیار داریم که می توانیم بر روی هر شماره ی دیزا یک پیغام متفاوت را ضبط نماییم.
ذخیره کردن پیغام برای سانترال های TDA و TDE به دو صورت انجام می شود.
- روش اول: استفاده از گوشی تلفن
- روش دوم: استفاده از جک MOH یا Music On Hold
ضبط پیغام دیزا از طریق گوشی تلفن
برای این کار باید از گوشی تلفنی استفاده نماییم که قابلیت Manager داشته باشد.
داخلی Manager باید در کلاسی متفاوت از کلاس دیگر داخلی های دستگاه قرار گرفته باشد.
به همین دلیل از داخلی هایی که در کلاس 1 به صورت پیش فرض قرار گرفته اند نمی توانیم برای این کار استفاده نماییم زیرا در این صورت همه ی داخلی های قرار گرفته در آن کلاس می توانند صدای پیغام جدید ذخیره نموده یا پیغام های قبلی را پاک نمایند.
برای کلاس 64 به صورت پیش فرض قابلیت منیجر فعال شده است و اگر قصد داشته باشیم یک داخلی را برای ضبط پیغام در نظر بگیریم می توانیم آن را در کلاس 64 قرار دهیم.
اگر بخواهیم از یک کلاس دیگر که قابلیت منیجر آن فعال نیست استفاده کنیم، باید این قابلیت را در قسمت 1-7-2 و در سربرگ چهارم برای آن کلاس روی حالت Enable قرار دهیم.
اکنون می توانیم از طریق شماره گیری کردن کد 36* روی تلفن داخلی مورد نظر که این قابلیت برایش فعال شده است، صدای پیغام دیزا را ضبط نماییم.
کد 36* در قسمت فیچر کد ها برای ضبط، پلی کردن و حذف پیغام دیزا به کار می رود.
برای بالا رفتن کیفیت ضبط پیغام بهتر است گوشی تلفن را برداشته، کد 361* را برای ضبط پیغام وارد نمود.
اگر در این حالت بعد از 36* عدد 2 وارد شود پیغام ضبط شده پخش می شود و در صورتی که عدد 0 را وارد نماییم می توانیم پیغام ضبط شده را حذف نماییم.
بعد از وارد کردن این کد ها باید شماره ی پیغام دیزا را برای این عملیات وارد نماییم.
همانطور که گفته شد شماره ی پیغام های دیزا به صورت پیش فرض از 501 تا 564 می باشد.
بعد از وارد نمودن شماره ی پیغام دیزا، یک تایم کمی برای آماده شدن جهت گفتن پیغام دیزا در نظر گرفته شده است.
بعد از گذشت این زمان انتظار، تایمر گوشی از 00 شروع به حرکت کرده و ضبط پیغام آغاز می شود.
پس از پایان پیغام برای ضبط پیغام مورد نظر باید کلید STORE را روی گوشی تلفن فشار دهید.
اکنون پیغام مورد نظر برای فعالسازی تلفن گویا یا دیزا سانترال TDA و TDE بر روی شماره ی دیزایی که وارد شده است ذخیره شده و می توان از آن در قسمت های مختلف دستگاه استفاده نمود.
برای پخش یا حذف همین پیغام باید بعد از گرفتن کد مربوطه، شماره ی پیغام را وارد می کنیم.
این نکته را به یاد داشته باشید که هیچ تفاوتی بین پیغام های دیزا با محتوای مختلف برای ضبط، پخش یا حذف کردن وجود ندارد و همه ی آن ها از طریق روش بالا توسط گوشی تلفنی که قابلیت منیجر آن فعال شده باشد انجام می شوند.
فقط باید در هر مورد یک شماره پیغام جداگانه به آن پیغام دیزا اختصاص دهیم تا بتوانیم از آن در قسمت های مختلف دستگاه سانترال استفاده نماییم.
اگر بخواهیم محتوای یک پیغام دیزا را تغییر دهیم، نیازی به حذف کردن آن نیست و در صورتی که شماره ی همان پیغام را بعد از 361* وارد کنیم، پیغام جدید به جای پیغام قبلی ذخیره می شود.
ضبط پیغام از طریق Music On Hold
مهم ترین دلیل ضبط پیغام تلفن گویا از طریق این روش را می توان کیفیت بالای ضبط دانست.
این کیفیت بالا زمانی اهمیت خود را نشان می دهد که بدانیم کیفیت ضبط پیغام می تواند در برقراری تماس مشتریان بسیار موثر باشد.
برای ذخیره پیغام دیزا از طریق این روش ابتدا باید جکی که می خواهید از طریق آن صدا وارد دستگاه شود را مشخص نمایید.
بر روی دستگاه های سانترال TDA پورت های مشخصی برای این کار در نظر گرفته شده است.
البته باید مشخص نمایید که قصد استفاده از جک یک یا دو را برای وارد کردن صدا به دستگاه دارید.
علاوه بر این باید از یک دستگاه پلیر مانند ضبط، تلفن همراه، سیستم کامپیوتر و … نیز برای این کار استفاده نمود.
برای سانترال های TDA100/200/600 همین جک ها جهت اتصال کابل استریو وجود دارند در حالی که بر روی TDA100D یک پورت شبکه بر روی کارت MPR برای این کار در نظر گرفته شده است.
مراحل ضبط پیغام از طریق پورت موزیک هولد
با یک کابل جک 3.5 میلی یا همان جک استریو صدا از پلیر به دستگاه سانترال منتقل می شود.
بعد از وصل نمودن این کابل جک به یکی از جک ها در تصویر بالا باید از طریق گوشی که در کلاس منیجر قرار گرفته است کد 36* را وارد نماییم.
بعد از فشار دادن این کد عدد 3 و سپس شماره ی جک یا کانال MOH که کابل جک به آن وصل شده است که در اینجا 1 یا 2 می باشد را وارد می کنیم.
بعد از این کار شماره ی پیغام مورد نظر را از 501 تا 564 وارد نموده و دستگاه چند ثانیه برای ضبط پیغام به ما فرصت می دهد.
پس از این چند ثانیه برای انتظار ضبط پیغام، روی ال سی دی گوشی پیغامی با مضمون فشار دادن کلید کنفرانس (Conf) که در حالت چشمک زن قرار گرفته است، نمایش داده می شود.
پس از فشار دادن کلید کنفرانس روی گوشی، پخش پلیر را نیز فعال کرده تا صدایی که از طریق کابل جک به MOH دستگاه سانترال وارد می شود به عنوان پیغام دیزا در نظر گرفته شود.
پس باید بعد از فشار دادن کلید کنفرانس بر روی گوشی، پیغام مورد نظر را روی پلیر بخوانیم تا این صدا به عنوان پیغام دیزا به دستگاه منتقل شود.
در پایان نیز برای ذخیره شدن و ضبط پیغام مورد نظر باید کلید STORE روی گوشی را فشار دهیم.
نکته مهم در این روش برای فعالسازی تلفن گویا یا دیزا سانترال TDA و TDE فشار دادن کلید کنفرانس و پلی کردن پیغام گویا باید کاملاً همزمان انجام شود.
تنظیمات فعالسازی تلفن گویا یا دیزا سانترال TDA و TDE در قسمت 1-3-5
برای فعالسازی تلفن گویا یا دیزا سانترال TDA و TDE و تنظیمات مختلف آن می توانیم از قسمت 1-3-5 نرم افزار نیز استفاده نماییم.
تنظیمات قسمت سمت چپ آپشن یک مربوط به دیزا است.
در قسمت DISA Security Mode می توانیم نوع دسترسی به خطوط شهری برای کسانی که آن پیغام دیزا را می شنوند مشخص نماییم.
اگر این قسمت روی گزینه ی none قرار داشته باشد، هیچ دسترسی برای این افراد وجود نخواهد داشت.
در صورتی که بخواهیم افراد با وارد کردن Security code به این خطوط دسترسی داشته باشند، باید گزینه ی TRUNK را انتخاب نماییم.
در این قسمت از فعالسازی تلفن گویا یا دیزا سانترال TDA و TDE زمانی که این قسمت روی حالت ALL قرار گرفته باشد، مشتریانی که با خطوط شهری تماس می گیرند و پیغام دیزا برای آن ها پخش می شود، حتی برای تماس با داخلی های مرکز نیز باید کد های مربوطه را بدانند.
قسمت بعدی مربوط به تنظیمات DISA Intercept است.
در این قسمت می توانیم حالتی که داخلی های مرکز روی قابلیت DND قرار گرفته باشند را مشخص نماییم.
- در حالت Busy Tone تماس به حالت اشغال در آمده و قطع می شود.
- Enable یعنی حالت DND برای تماس با آن داخلی در نظر گرفته می شود.
- حالت Busy Message یعنی پیغامی که در قسمت 2-3-5 و ستون آخر برای حالت اشغال بودن داخلی ها در نظر گرفته شده است برای مشتریان پخش می شود.
ستون بعدی مربوط به حالت Busy برای تماس های وارد شده از طریق دیزا با یک داخلی یا گروهی از داخلی ها باشد.
گزینه اول یا حالت پیش فرض دستگاه سانترال تغییر مسیر تماس در این حالت به سمت داخلی اپراتور می باشد.
هدف اصلی این کار در هنگام فعالسازی تلفن گویا یا دیزا سانترال TDA و TDE از دست نرفتن تماس های ورودی به خطوط شهری می باشد.
قسمت بعدی برای زمانی است که مشتریان پس از شنیدن صدای پیغام دیزا هیچ شماره ای را برای برقراری تماس روی تلفن خود وارد نکنند.
در این حالت گزینه های مختلفی وجود دارند که بهترین آن ها تغییر مسیر تماس به سمت داخلی اپراتور می باشد.
قیمت مرکز تلفن سانترال پاناسونیک
تنظیمات تایمر ها در دیزا
در قسمت 3-2 می توانیم تایمر های مختلف برای دیزا را نیز مشخص نماییم.
در سمت چپ این قسمت مطابق با تصویر می توانید تایمر های مختلف قابلیت دیزا را تعیین نمود.
اولین گزینه Delayed Answer Timer می باشد که در آن می توانیم زمان شروع پخش شدن دیزا در هنگام تماس مشتریان با خطوطی شهری که به سمت دیزا تعیین مسیر شده اند را مشخص نماییم.
این تایمر به صورت پیش فرض روی 5 ثانیه قرار دارد.
این یعنی 5 ثانیه بعد از اینکه تماس مشتری برقرار شود، پیغام دیزا برای مشتریان پخش شود که نمی تواند برای شرکت ها مناسب باشد.
حالت بهینه این تایمر قرار دادن آن روی صفر یا یک ثانیه می باشد تا به محض اتصال تماس، پیغام دیزا پخش شود.
گزینه ی بعدی برای تایمی است که پس از برقراری تماس در نظر گرفته شده است، این گزینه بیشتر برای رفع نویز به کار می رود و می توان زمان آن را کمتر نمود.
البته تاخیر در پخش شدن پیغام های دیزا برای خطوط آنالوگ در حد چند ثانیه امری عادی است که بسیاری از شرکت ها و سازمان های استفاده کننده از این قابلیت با آن سروکار دارند.
گزینه ی سوم یعنی No Dial Intercept Timer برای مشخص کردن زمانی است که پس از پخش پیغام دیزا برای تصمیم گیری مشتریان در نظر گرفته می شود.
به صورت پیش فرض این گزینه روی 10 ثانیه قرار داد و مشتریان تا 10 ثانیه پس از پخش شدن پیغام دیزا می توانند یکی از گزینه های اعلام شده در پیغام را برای رسیدن به مقصد مورد نظر خود انتخاب نمایند.
اگر پس از 10 ثانیه مشتری هیچ کلیدی را وارد نکرد، تماس به داخلی هایی که مشخص شده است، تغییر مسیر پیدا کند.
گزینه ی بعدی یعنی 2ND Dial Timer AA برای تعیین فاصله ی زمانی شماره گیری کلید ها و سپس داخلی مورد نظر می باشد.
در بسیاری از پیغام های دیزا حتما شنیده اید که در پیغام دیزا گفته می شود اگر قصد دارید با یک داخلی خاص تماس بگیرید شماره ی آن داخلی را وارد نمایید.
این قسمت از تایمر های دیزا برای فاصله ای است که مشتری می تواند در بین وارد کردن رقم های مختلف آن داخلی داشته باشد.
یعنی اگر قصد داشته باشد داخلی 120 را انتخاب نماید، اگر مشتری عدد 1 را وارد نمود، به میزانی که در تایمر 2ND Dial Timer AA مشخص می شود، زمان دارد تا عدد بعدی را نیز وارد نماید.
در صورتی که در این زمان عدد بعدی یعنی 2 وارد نشود، مشتری به سمت مسیری که برای وارد شدن عدد 1 در قسمت 2-3-5 تعیین شده است، هدایت می شود.
در واقع این زمان باعث می شود تا تفاوتی میان شماره گیری داخلی ها و کلید های میانبر 1 تا 9 به وجود بیاید تا دستگاه بتواند بهتر مقصد مورد نظر مشتریان را در اختیار آن ها قرار دهد.
در بخش intercept Timer می توان تایمر تغییر مسیر ها در تایم های مختلف کاری را مشخص نمود.
Disconnect Timer After Intercept برای مشخص کردن زمانی است که تماس تغییر مسیر پیدا کرده و می تواند در مقصد مورد نظر برای پاسخگویی منتظر بماند.
یعنی تماسی که از دیزا به یک داخلی وارد می شود، پس از چند ثانیه زنگ خوری آن داخلی در صورت عدم جوابدهی، قطع شود.
گزینه ی بعدی برای مشخص کردن تعداد تماس های خطوط شهری به شهری و گزینه ی پایین تر از آن برای مشخص کردن مدت زمان این تماس ها می باشد.
تماس مستقیم با یک داخلی در هنگام پخش پیغام دیزا
در هنگام پخش پیغام دیزا برای مشتریان می توان روی هر کدام از کلید های 0 تا 9 یک مسیر را برای هدایت تماس مشخص نمود تا مشتریان با استفاده از آن بتوانند به داخلی مورد نظر برسند.
در برخی از موارد مشتریان شماره ی داخلی مورد نظر را می دانند و می توانند در هنگام پخش دیزا این شماره داخلی را وارد نموده تا به صورت مستقیم با آن تماس بگیرند.
در تنظیمات فعالسازی تلفن گویا یا دیزا سانترال TDA و TDE و برای فعال کردن یا غیر فعال کردن این قابلیت برای داخلی های مختلف باید به سراغ قسمت 1-7-2 و تنظیمات کلاس بندی داخلی ها برویم.
در این قسمت و در سربرگ ششم که مربوط به تظیمات کارت های آپشنال می باشد، می توانیم این قابلیت را در ستونی که مشخص شده است مشاهده نمایید.
مقاله تخصصی: کارت آپشنال چیست؟
به صورت پیش فرض تمامی داخلی ها در هر کلاسی که قرار بگیرند در این ستون روی حالت Enable قرار داشته و قابلیت تماس مستقیم با آن ها فعال می باشد.
در برخی از موارد ما می خواهیم این قابلیت را برای برخی از داخلی ها مانند مدیریت غیر فعال کنیم تا هیچ مشتری نتواند از طریق دیزا با مدیریت تماس برقرار نماید.
برای این کار کافی است داخلی مورد نظر مانند داخلی مدیریت را در یک کلاس خاص قرار داده و قابلیت تماس مستقیم با داخلی هایی که در این کلاس قرار گرفته اند را Disable می کنیم.
در این شرایط هیچ کدام از کسانی که با خطوط شهری تماس گرفته و پیغام دیزا را می شنوند نمی توانند به صورت مستقیم با وارد کردن شماره داخلی مورد نظر با این داخلی تماس بگیرند.
این تنظیمات بر روی سانترال NS500 نیز قابل اجرا است.
در صورتی که مشکلی برای نصب و راه اندازی دستگاه سانترال خود دارید حتما با تیم فنی و پشتیبانی فون سیستم تماس بگیرید یا اینکه از مقالات آموزشی سانترال استفاده کنید.
اگر از سیستم ویپ یا مرکز تلفن گرنداستریم استفاده می کنید، تنظیمات دیزا در آن ها متفاوت است و برای برطرف کردن مشکلات خود باید حتما از تیم پشتیبانی voip فون سیستم در این زمینه کمک بگیرید.
