تنظیمات گروه UCD سانترال 824 یکی از مهم ترین امکاناتی است که شرکت پاناسونیک در دستگاه های سانترال برای عدم از دست رفتن تماس های وارد شده به دستگاه، قرار داده است.
این تنظیمات از طریق تلفن سانترال 7730 و نرم افزار این دستگاه قابل برنامه ریزی است که در این مطلب آن ها را مورد بررسی قرار می دهیم.
در صورتی که می خواهید صفر تا صد برنامه ریزی سانترال 824 با تلفن و نرم افزار را یاد بگیرید می توانید از فایل آموشی که فون سیستم آماده کرده است استفاده نمایید.
تنظیمات گروه UCD سانترال 824
برای اجرای تنظیمات گروه UCD سانترال 824 در جهت مدیریت بهتر تماس ها باید به سراغ قسمت 8 نرم افزار برویم.
تنظیمات UCD از طریق تلفن 7730 با کد 520 قابل انجام می باشد.
UCD یک قابلیت زنگ خوری چرخشی است که می توان بر روی یک گروه در سانترال 824 آن را قرار داد و تنظیمات مربوط به آن را در این قسمت با توجه به نیاز و برنامه ی مشخص شده انجام داد.
این کار معمولاً برای گروه هایی انجام می شود که تماس های وارد شده به آن ها زیاد بوده و نمی خواهیم هیچ تماسی از طرف مشتریان برای این گروه از دست برود.
برای اینکه بتوانیم از قابلیت UCD استفاده نماییم ابتدا باید داخلی های مورد نظر خودمان را در یک گروه قرار دهیم و سپس آن را به یک گروه UCD تبدیل کنیم تا بتوانیم از قابلیت های مختلف UCD بر روی آن استفاده نماییم.
بررسی حالت های مختلف تماس در گروه UCD
اگر یک تماس به گروه UCD مورد نظر وصل شود درسه حالت زیر قرار می گیرد.
-
- تماس از طریق یکی از داخلی ها پاسخ داده می شود.
- تمامی داخلی ها مشغول بوده و توانایی پاسخ به تماس مورد نظر را ندارند.
- داخلی ها زنگ می خورند اما کاربران به دلایل مختلف نمی توانند تماس وارد شده را پاسخ دهند.
در حالت اول که هیچ مشکلی برای تماس به وجود نمی آید اما مهم ترین بخش که در واقع هدف اصلی ایجاد دستگاه های سانترال یعنی از دست ندادن تماس های وارد شده از طرف مشتریان می باشد، به حالت های دوم و سوم بر می گردد.
در این حالت ها باید تنظیمات گروه UCD سانترال 824 را به نحوی برنامه ریزی نماییم تا درصد از دست رفتن تماس های وارد شده کاهش یابد.
در قسمت تایمر ها و برای زمانی که تمامی داخلی ها در حالت اشغال باشند می توان مشخص نمود که تماس تا چند دقیقه در حالت انتظار قرار داده باشد تا یک داخلی بعد از آزاد شدن بتواند به آن پاسخ دهد.
برای فعال کردن و تعیین این زمان از طریق تلفن 7730 می توانیم در حالت برنامه ریزی دستگاه از کد 521 استفاده نماییم.
حال اگر بعد از گذشت این زمان نیز تمامی داخلی ها مشغول بودند می توانیم در قسمت Mode همین پنجره مشخص نماییم که تماس وارد شده به چه مسیری هدایت شود.
اگر UCD Busy Mode روی حالت Intercept-Normal قرار داشته باشد، تماس به سمت تنظیماتی که در کد های 408 تا 410 برای تایم های مختلف مشخص شده است هدایت می شود.
مقاله: تعیین مسیر تماس ها در سانترال 824
این کد ها در واقع همان تنظیماتی است که در قسمت 2-3 نرم افزار برنامه ریزی می شوند.
اگر قصد داشته باشیم که تماس به سمت یک پیغام دیزا هدایت شود باید گزینه ی دوم یعنی Intercept-DISA را انتخاب نماییم و سپس شماره ی OGM مورد نظر را وارد کنیم تا پس از مدت زمان مورد نظر و عدم پاسخگویی تماس، تماس به سمت پیغام دیزا تغییر مسیر پیدا کرده و این پیغام انتخاب شده برای مشتری پخش شود.
اگر گزینه ی Disconnect را انتخاب کنیم، تماس بعد از مدت زمان انتظار و عدم پاسخگویی توسط داخلی های قرار گرفته در آن گروه به صورت خودکار قطع می شود.
قطع شدن اتوماتیک تماس ها بعد از یک مدت زمان انتظار نمی تواند جنبه ی مثبتی برای سازمان و یا شرکت شما در نزد مشتریان به همراه داشته باشد و به همین دلیل می توانید با انتخاب گزینه ی آخر یعنی Disconnect- OGM پس از پخش یک پیغام مبنی بر عذرخواهی و تماس مجدد مشتریان با شرکت، تماس وارد شده را قطع نمود.
در این حالت باید پس از انتخاب این گزینه ی پیغام مورد نظر را از طریق روشی که برای ضبط پیغام در سایر مقالات آموزش سانترال 824 ضبط نموده و شماره ی آن را در این قسمت وارد نمود.
البته با توجه به اینکه مهم ترین هدف از دست نرفتن تماس های وارد شده به دستگاه می باشد بهتر است این قسمت بر روی گزینه های اول یا دوم قرار داده شود.
برای انتخاب یکی از این گزینه ها در هنگام برنامه ریزی از طریق تلفن 7730 باید از کد 523 استفاده کنیم.
البته برای اینکه در هنگام انتظار تماس حوصله ی مشتری سر نرود و تماس خود را قطع نکند می توانیم در قسمت UCD Waitig Message یک پیغام دیزا را انتخاب نماییم تا در هنگام انتظار تماس برای مشتریان پخش شود.
این پیغام می تواند مضمونی سرگرم کننده و تبلیغاتی و یا پیغامی مبنی بر تشکر از صبر مشتریان و ترغیب به انتظار آن ها برای پاسخگویی تماس وارد شده باشد.
این موضوع باعث می شود تا مشتری بداند شرکت برای تماس وارد شده ارزش زیادی قائل بوده ولی به دلیل مشغول بودن داخلی ها در این زمان توانایی پاسخگویی به آن را ندارد.
این کار بر روی تلفن 7730 با کد 527 به راحتی قابل انجام می باشد و می توان یک پیغام دیزا را برای این مدت زمان انتظار در نظر گرفت.
با کد 522 بر روی تلفن 7730 و البته در قسمت UCD Message Interval Time این پنجره از نرم افزار می توانیم مشخص نماییم که این پیغام پس از چه مدت زمانی دوباره برای مشتریان تکرار و پخش شود.
تنظیمات گروه UCD سانترال 824 در حالت عدم پاسخگویی
حال اگر داخلی های گروه ucd به صورت چرخشی زنگ بخورند اما هیچ کدام از آن ها توانایی پاسخ به تماس وارد شده را نداشته باشند می توانیم در قسمت UCD Ring Time before Intercept مشخص نماییم که این داخلی ها چند ثانیه زنگ بخورند و سپس تماس به یک مسیر جدید هدایت شود.
در واقع در این قسمت از تنظیمات گروه UCD سانترال 824 نیز مشخص می کنیم که مشتری چند ثانیه برای پاسخ به تماس خود از طریق داخلی های این گروه منتظر باشد و سپس تماس به یک مسیر جدید برای پاسخگویی هدایت شود.
برای تعیین این زمان از طریق تلفن 7730 که به جک 01 متصل شده است باید از کد 525 استفاده کنیم.
در قسمت UCD Intercept Mode مشخص می کنیم که پس از تغییر مسیر تماس وارد شده به صورت خودکار قطع شود یا به مسیر جدید یعنی همان تنظیمات قسمت 2-3 نرم افزار برای پاسخگویی وصل شده و از تنظیمات این قسمت برای پاسخگویی تبعیت می کند.
با کد 524 می توان این تغییر مسیر و حالت آن را بر روی تلفن 7730 نیز مشخص نمود.
برای تعیین مدت زمان زنگ خوری بعد از تغییر مسیر به سمت قسمت 2-3 نرم افزار نیز می توان از گزینه ی آخر یعنی UCD Ring Time before Intercept استفاده نمود که کد آن 526 برای حالت برنامه ریزی با تلفن 7730 می باشد.
مقاله: همه کد های برنامه ریزی سانترال 824
