یکی از راه های بسیار کلیدی برای پاسخگویی سریع به مشتریان و سازماندهی تماس ها راه اندازی تلفن گویا است. با وجود آن که در سال های اخیر روش های اینترنتی برقراری ارتباط با مشتریان همانند استفاده از سایت و یا اپلیکیشن هایی نظیر واتساپ و اینستاگرام رواج پیدا کرده، اما نصب تلفن گویا و استفاده از آن همچنان یک ابزار قدرتمند برای ارتباط بهتر با مشتریان و هدایت آن ها به مسیر مورد نظرشان می باشد. سوال اینجاست که شما به عنوان صاحبین کسب و کار چقدر با سیستم های تلفن گویا آشنا هستید؟ آیا روش های نصب و راه اندازی تلفن گویا را می دانید؟ آیا مطلع هستید چه افراد و مجموعه هایی می توانند از خدمات تلفن گویا استفاده کنند؟
فون سیستم علاوه بر راه اندازی سیستم سامانه تلفن گویا روی سانترال پاناسونیک و مرکز تلفن شما، به شما یک پیغام با کیفیت را به صورت رایگان نیز می دهد تا بتوانید با استفاده از این پیغام به راحتی با کیفیت بسیار بالا پاسخگوی نیاز های مشتریان خود باشید و تماس های آن ها را به بهترین شکل ممکن مدیریت نمایید.
آنچه در این مطلب می خوانید
سامانه تلفن گویا و یا منشی هوشمند چیست؟
اگر دقت کرده باشید در بعضی موارد که با برخی از شرکت ها، بیمارستان ها، مطب ها و دیگر واحد های تجاری، صنعتی و یا پزشکی تماس می گیرید یک صدای از قبل ضبط شده به شما خوش آمد گفته و تمامی قسمت های موجود در آن مجموعه را به همراه کدهای داخلی برای برقراری تماس به شما معرفی می کند.
با راه اندازی تلفن گویا برقراری ارتباط مشتری با واحد مورد نظر در آن مجموعه به صورت کاملا خودکار انجام شده و نیاز به برقراری تماس به اپراتور نیست. تلفن گویا یکی از بهترین و مهم ترین بخش های سیستم تلفن voip است. در واقع می توان گفت این سیستم یک ماژول نرم افزاری بر روی یک مرکز تلفن voip است که می تواند به ساده ترین شکل ممکن افراد و مشتریان را راهنمایی نماید.
انواع سیستم های سنتی و جدید تلفن گویا
در سیستم های سنتی که از چندین سال قبل برای راه اندازی تلفن گویا مورد استفاده قرار می گیرند، از تلفن های سانترال استفاده می شود. این سیستم برای ایجاد ارتباط راحت و سریع در بین اعضای یک سازمان و همچنین برقراری ارتباط با مشتریان مورد استفاده قرار می گیرد. شرکت پاناسونیک یکی از شرکت های پیشرو در این زمینه است. در واقع راه اندازی تلفن گویا سانترال پاناسونیک روشی بود که بسیاری از سازمان ها و شرکت ها از آن استقبال می کردند.
تقریبا تا قبل از راه اندازی سیستم تحت شبکه voip تمام شرکت ها از تلفن های سانترال برای راه اندای تلفن های گویا استفاده می کردند. سیستم ویپ یک انقلاب در زمینه منشی های هوشمند و سیستم تلفن گویا است. در این سیستم بدون نیاز به کابل کشی می توانید به کمک یک دستگاه کامپیوتر و به وسیله یک هدست با مشتریان خود در ارتباط باشید.
تکنولوژی voip که با نام ویپ نیز شناخته می شود به معنای انتقال صدا در بستر اینترنت می باشد. اغلب شرکت ها از این سیستم برای برگزاری جلسات صوتی و کنفرانس های خود استفاده می کنند.
تفاوت ویپ با سانترال چیست؟
تفاوت اصلی راه اندازی تلفن گویا تحت شبکه با سانترال در این است که سیستم های هوشمند ویپ نیاز به کابل کشی ندارند و تماس ها در بستر اینترنت و به صورت کاملا رایگان انجام می شوند. هزینه تماس ها با سیستم سانترال بر اساس تعرفه های شرکت مخابرات است. راه اندازی تلفن گویا به کمک سیستم ویپ باعث می شود که در هزینه های شرکت صرفه جویی قابل ملاحظه ای صورت پذیرد. از طرفی این سیستم ها برای بر قراری تماس های بین المللی گزینه بسیار مناسبی هستند.
در سیستم سانترال شما ملزم هستید تا تعداد بالایی تلفن خریداری کنید که همین موضوع موجب افزایش هزینه های می شود. با راه اندازی تلفن گویا با کامپیوتر و سیستم های تحت وب، فقط به کمک یک هدست می توان به تماس ها پاسخ داد.
مزایای سیستم تلفن گویای ویپ نسبت به سانترال
راه اندازی تلفن گویای اینترنتی مزایای فراوانی نسبت به سیستم های سانترال دارد که مهم ترین مزیت آن کاهش هزینه ها است. در سال های اخیر افراد بسیار زیادی از سازمان های مختلف وظایف خود را به صورت دور کاری و در خانه انجام می دهند. سیستم های تحت شبکه ویپ می تواند این امکان را برای این دسته از افراد فراهم آورد.
ازجمله مزایای راه اندازی تلفن گویای تحت وب می توان به موارد زیر اشاره نمود:
نصب و راه اندازی آسان
با ضبط خودکار مکالمات امکان بهبود پاسخ ها را فراهم می کند.
بر خلاف روش سانترال شما محدود به خرید از یک برند خاص همانند پاناسونیک نخواهید بود.
راه اندازی سیستم نوبت دهی
ثبت اطلاعات کارجویان
چند نکته مهم در ارتباط با راه اندازی تلفن گویا
پیام خوش آمد گویی مناسب
همواره کلمات ابتدایی در مکالمات ما پایه ای ترین تاثیر را در مخاطب خواهند داشت. به همین منظور برای ایجاد احساس خوب در مشتریان خود نیاز است تا بهترین متن ممکن را برای خوش آمد گویی به مخاطبین و مشتریان خود به کار بگیرید.
از یک صدا با کیفیت برای راه اندازی تلفن گویا استفاده کنید
برای آن که ثبات فکری را در مشتریان خود تثبیت نمایید لازم است تا از یک صدا برای سیستم تلفن گویا استفاده کنید. هیچوقت از صداهای کامپیوتر و ربات مانند استفاده نکنید زیرا احساس سرد بودن را به مخاطب خود منتقل می کنید.
موسیقی مناسب برای مدت زمان انتظار راه اندازی تلفن گویا
در هنگامی که مخاطب منتظر است تا به اپراتور متصل شود باید از یک موسیقی مناسب برای این مدت استفاده کنید. سعی کنید در این زمینه از روش های سنتی فاصله بگیرید. می توانید اطلاعاتی نظیر حضور خود در شبکه های اجتماعی را به مخاطب بدهید.
گزینه های موجود در منو
همواره در نظر داشته باشید که مخاطب شما می خواهد در کمترین زمان ممکن به خواسته خود دست پیدا کند. در راه اندازی تلفن گویا سعی کنید در منوی خود گزینه هایی را بگنجانید که احتمال می دهید مخاطب به دنبال آن ها باشد.
موارد مهم دیگری هم وجود دارد که باید به آن ها توجه کنید که از جمله آن ها می توان به گزینه بازگشت به منوی قبل، تست کردن تلفن گویا پس از راه اندازی، اعلام کردن تعداد افراد منتظر در صف، ارتباط با اپراتور و پایان خوش اشاره کرد.
ساخت و راه اندازی تلفن گویا سانترال در فون سیستم
ساخت تلفن گویای رایگان برای شما می تواند امکان پذیر باشد. در واقع شما نیز می توانید پس از دریافت آموزش راه اندازی تلفن گویا، اقدام به راه اندازی این سیستم کنید اما باید در نظر بگیرید که برای هرچه بهتر انجام گرفتن این سیستم و طراحی دقیق، آن را به افرادی که سابقه کار در حوزه های تکنولوژی را دارند بسپارید. این امر به خصوص در روش سنتی تلفن گویا که نیاز به کابل کشی و خرید چندین تلفن دارد ضروری می باشد.
با استفاده از خدمات ویژه ای که تیم فنی و تخصصی فون سیستم در اختیار شما قرار می دهد می توانید به راحتی بدون هزینه، از پیغام تلفن گویا با کیفیت برای منشی تلفنی خود استفاده نمایید و البته در سریع ترین زمان ممکن، آن را روی سیستم خود نصب و راه اندازی نمایید.
برای سانترال های تحت شبکه ویپ می توانید از راه دور نیز تمامی این تنظیمات و عملیات را با ارزان ترین هزینه انجام دهید و نیازی به مراجعه حضوری نداشته باشید.
