پارک کردن تماس ها Call Park در سانترال چگونه است؟ چه تفاوتی بین پارک کردن تماس ها (Call Park) در سانترال های پاناسونیک و دیگر مراکز تلفن ها وجود دارد؟ چه تفاوتی بین پارک کردن تماس و هولد کردن آن وجود دارد؟
در این مطلب قصد داریم ضمن تعریف مفهوم اصلی پارک کردن تماس ها، به بررسی این موضوع بپردازیم که چه تفاوتی بین این کار و هولد کردن تماس ها وجود دارد و در واقع آموزش کامل و مرحله به مرحله پارک کردن تماس ها در مدل های مختلف سانترال پاناسونیک چگونه است؟
آنچه در این مطلب می خوانید
پارک کردن تماس ها Call Park
پارک تماس یا Call Park به این معنا است که ما می توانیم تماسی را که به یک خط تلفن داخلی (extension) خاص وارد شده در یکی از خانه هایی که مرکز تلفن برای این کار در نظر گرفته، قرار بدهیم و یا اصطلاحا پارک کنیم.
پس از قرار گرفتن تماس در حالت پارک، می توانیم این تماس را از حالت پارک خارج کنیم و به تماس وارد شده به داخلی مورد نظر پاسخ دهیم. یعنی مشتری برای پند لحظه پشت خط ما منتظر می ماند و پس از چند لحظه و در موعد مقرر، پاسخگویی به تماس انجام می شود.
پارک کردن تماس ها Call Park را می توان مشابه با Hold کردن تماس در انواع مدل های مختلف سانترال پاناسونیک در نظر گرفت. پارک کردن تماس ها در سانترال اما نسبت به هولد کردن تفاوت ها و مزیت هایی دارد که در ادامه با هم بررسی می کنیم.
تفاوت پارک کردن تماس و هولد کردن تماس
زمانیکه تماسی را پارک می کنید، در طرف گیرنده، تفاوتی نسبت به هولد کردن مشاهده نمی شود و فردی که تماس گرفته تصور میکند که تماس او هولد شده است. اما تفاوت اصلی در مدت زمانی است که در روش هولد کردن و پارک کردن به آن تماس ورودی پاسخ داده می شود.
بیاید در این مورد هم مثالی را با هم بررسی کنیم. اگر یک تماس ورودی به مرکز تماس داشته باشیم و داخلی ۲۰۰ آن را پاسخ بدهد سپس برای پاسخ دادن به سوالی که از طرف تماس گیرنده مطرح شده نیاز باشد که با همکارانش مشورت کند، تماس را هولد (Hold) می کند.
در این شرایط اگر یکی از همکاران به این نتیجه برسد که بهتر می تواند پاسخگوی فرد تماس گیرنده باشد، داخلی ۲۰۰ ابتدا باید تماس را از حالت هولد خارج کرده، سپس تماس را به داخلی دیگری منتقل کند.
این روند ۳ مرحله در بر می گیرد:
- هولد کردن تماس ورودی
- خارج کردن تماس ورودی از حالت هولد
- انتقال تماس به داخلی دیگر
این روند به خصوص در خطوط شهری آنالوگ موجب ازدحام و شلوغی بخش مرکز تماس (Call center) می شود. در این شرایط استفاده از کال پارک، راه حل بسیار مناسبی است.
با استفاده از قابلیت پارک تماس (Call Park) تمام این مراحل در یک مرحله خلاصه می شود. مثال زیر به صورت عملی این مرحله را توضیح می دهد.
تماسی به مرکز تماس وارد می شود، داخلی ۲۰۰ به آن پاسخ می دهد و تماس را در خانه *۵۲۰۰ پارک می کند. سپس اگر همکار دیگری بخواهد به تماس پاسخ بدهد (Pick up call) فقط کافی است همان کد را از تلفن خود بگیرد و به تماسی که پارک شده پاسخ بدهد.
کد کوتاه پارک تماس Call Park
فیچر کدی که برای پارک کردن تماس ها Call Park استفاده می‌شود شامل ۴ رقم است که بعد از علامت ستاره قرار می گیرد. دو رقم اول همواره ثابت و برابر ۵۲ است دو رقم آخر به انتخاب پاسخ دهنده تماس می تواند عددی بین ۰۰ تا ۹۹ باشد.
بنابراین، برای قرار دادن یک تماس در حالت پارک ابتدا، فیچر کد ۵۲* را می گیریم و سپس می توانیم شماره خانه ای که قرار تماس را پارک کنیم، وارد کنیم.
به عنوان مثال، پس اگر پس از پاسخگویی به یک تماس، آن را با کد ۵۲۰۰* ترنسفر کنیم، آن تماس در خانه ۰۰ پارک می شود.
روش پارک تماس (Call Park)
برای پارک کردن تماس ها Call Park دو روش اصلی وجود دارد. یک روش پارک تماس (Call Park) به صورت دستی و با وارد کردن کد است و روش دیگر تعریف کردن خانه ها روی دکمه های تلفن های دیجیتال و پارک کردن تماس به طور مستقیم با فشردن هرکدام از دکمه های DSS است. در ادامه توضیحات بیشتری درباره این دو روش پارک تماس می دهیم.
پارک کردن تماس ها Call Park با شماره گیری فیچر کد
برای درک بهتر پارک کردن تماس ها Call Park با استفاده از فیچر کد ها فرض کنید یک مرکز تماس با ۴ خط داخلی ( اکستیشن) شامل خطوط ۲۰۰، ۲۰۱، ۲۰۲ و ۲۰۳ داشته باشیم. اگر داخلی 200 زنگ بخورد و کاربر به آن پاسخ بدهد می تواند با شماره گیری فیچر کد به عنوان مثال۵۲۰۰* این تماس را در خانه ۰۰ پارک کند.
خارج کردن تماس از حالت پارک
در حالتی که عملیات پارک کردن تماس ها Call Park انجام شده است، هر یک از داخلی ها (Extensions) می توانند مجددا با شماره گیری همان فیچر کند یعنی ۵۲۰۰* تماس را از حالت پارک خارج کرده و به آن پاسخ دهند (Pick up Call).
پارک کردن تماس ها Call Park در تلفن دیجیتال
پارک کردن تماس ها با استفاده از دکمه های تلفن دیجیتال به خصوص زمانیکه چندین نفر، پاسخگوی تماس های ورودی هستند، کاربرد دارد.
در حالت استفاده از کد، اگر داخلی ۲۰۰ ، تماسی را مثلاً روی ۵۲۰۰* پارک کند، برای این که یک داخلی دیگر همین تماس را جواب بدهد باید به آن داخلی اطلاع بدهد که من تماس را در خانه ۵۲۰۰* پارک کرده ام تا داخلی دیگر بتواند با شماره گیری کد ۵۲۰۰* به همان تماس جواب بدهد که همین کار در بخش مرکز تماس ازدحام ایجاد می کند.
برای به حداقل رساندن این زمان، می توانیم خانه‌های پارک تماس (Call Park) را روی کلید DSS کنار گوشی های دیجیتال ست کنیم. به عنوان مثال فرض کنید، روی کلید DSS گوشی همان چهار خط داخلی، خانه ۰۰ و ۰۱ و ۰۲ را ذخیره کرده باشیم.
پارک کردن تماس ها Call Park با استفاده از کلید DSS
زمانیکه تماسی وارد مرکز تماس بشود، هر یک از داخلی ها که به آن پاسخ بدهد می تواند با فشردن یکی از کلیدهای DSS، آن تماس را در همان خانه پارک کند. موقعی که یک تماس پارک بشود. زمانیکه تماس به آن خانه ترنسفر شود، تمام داخلی های دیگر می بینند که آن کلید که مثلا مربوط به خانه ۰۰ بوده، قرمز شده است.
پاسخ دادن به تماس با استفاده از کلید DSS
پس از اینکه یکی از داخلی ها، تماس ورودی را روی یکی از خانه ها پارک کرد، هر یک از داخلی های دیگر که روی دکمه قرمز شده DSS کلیک کند می تواند به آن تماس پاسخ دهد (Pick up Call).
پارک تماس به خصوص در مراکزی که ازدحام تماس (Receipt trunk) بسیار زیادی دارد، یک راه حل ایده ال است. با این روش شما می توانید به مشتریان و تماس گیرنده ها، پاسخگویی بهتری داشته باشید.
در صورتی که مشکلی در اجرای این قابلیت جذاب یعنی پارک کردن تماس ها Call Park در سانترال پاناسونیک خود داشتید، می توانید از طریق مشاوره رایگان با تیم فنی و تخصصی فون سیستم آن را در سریع ترین زمان ممکن برطرف نمایید.
